Собеседование – неотъемлемая часть трудоустройства. Именно на данном этапе вы и работодатель встречаетесь «лицом к лицу». Важно понимать, что оно дает не только возможность презентовать себя, но и прекрасный шанс познакомиться с требованиями и особенностями предстоящей работы.

 

Количество этапов собеседования может варьироваться, но независимо от того, с кем предстоит интервью – сотрудником кадрового агентства, начальником службы персонала компании или генеральным директором, – вам всегда необходимо быть во всеоружии. А чтобы промежуточное собеседование не оказалось последним, вы должны серьезно подготовиться – психологически и тактически.

 

Прежде всего, постарайтесь как можно больше узнать о компании, в которую стремитесь трудоустроиться – изучите сайт, познакомьтесь с публикациями в прессе и Интернете. Заранее подготовьте комплект документов – трудовую книжку или ее копию, дипломы, сертификаты, рекомендации, 2–3 копии вашего резюме. Составьте список вопросов, которые могут возникнуть у работодателя к вам, подготовьте примерные ответы на них, а также запишите свои вопросы к представителю компании.

 

На страницах «Энциклопедии карьеры» неоднократно обсуждались излюбленные вопросы эйчаров и работодателей. Среди наиболее часто задаваемых можно выделить следующие.

 

 

Не стоит пересказывать содержащуюся в резюме информацию – ее работодатель прочел прежде, чем пригласил вас на собеседование. Будьте лаконичны, не вдавайтесь в излишние подробности, ведь главная задача персонального ассистента беречь основной ресурс руководителя – время.

 

 

От вас ждут четкого понимания сущности и сложностей этой профессии, серьезно отличающейся от смежных специальностей секретаря/офис-менеджера/референта; внутренней готовности всегда оставаться «в тени» руководителя, уважать и продвигать его позицию и решения.

 

 

Подчеркивайте в первую очередь те качества, которые важны для личного помощника. Ваши недостатки должны выглядеть логическим продолжением ваших же достоинств. И не забудьте упомянуть, что вы постоянно работаете над собой: «Иногда окружающие принимают мою решительность за импульсивность, но я стараюсь следить за своей манерой выражать мысли».

 

 

Кроме заявления о вашем высоком профессионализме, было бы не лишним продемонстрировать, что вы в курсе дел компании/отрасли производства.

 

 

Ни в коем случае не отзывайтесь неуважительно о прежнем коллективе и руководителе – никому не нужны конфликтные, не умеющие критично относиться к себе сотрудники. Лучше сделать акцент на привлекших вас достоинствах новой компании, чем на недостатках старой.

 

 

У представителей других профессий вертикаль карьерного роста вполне очевидна, скажем, от юрисконсульта до начальника юридической службы. Подобный вопрос, обращенный к вам как кандидату на должность помощника руководителя, призван выявить ваши амбиции, мотивацию. По ответу на этот вопрос работодатель может судить о значимости для вас предлагаемой работы – видите ли вы в ней возможность применения своих лучших качеств и сильных сторон или считаете всего лишь трамплином и в дальнейшем намереваетесь изменить направление своей карьеры.

 

 

На самом деле у вас хотят выяснить уровень вашей конструктивности, склонны ли вы к конфликтам с руководителем. Идеальным будет нейтральный ответ: «Компетентный, сильный лидер, у которого есть чему поучиться».

 

В свою очередь, вы вправе поинтересоваться графиком работы, возможностью и частотностью служебных командировок, структурой секретариата компании, причинами, по которым место помощника руководителя оказалось вакантным (если, конечно, это не новая штатная единица) – словом, выяснить все важные для вас моменты, связанные с предстоящим трудоустройством. Продуманные и глубокие вопросы подчеркнут вашу заинтересованность в вакансии, помогут создать образ серьезного кандидата, профессионального сотрудника.

 

 

Когда на объявленную вакансию возникает большой конкурс, опытные менеджеры по персоналу прибегают к так называемому отсеивающему собеседованию. Оно проводится удаленно, т. е. без визуального контакта с соискателем, с использованием Интернета (электронной почты) или по телефону. Данный вид испытания позволяет рекрутеру оптимизировать процесс поиска подходящей кандидатуры, а телефонное интервью, кроме прочего, дает возможность проверить ему ваше умение вести телефонные переговоры – один из важнейших навыков личного помощника.

 

Чтобы не оказаться застигнутым врасплох, следует позаботиться о том, чтобы у вас всегда под рукой были ручка и бумага, ваше резюме, объявление о вакансии или должностная инструкция, примерное заявление о приеме на работу и перечень интересующих вас вопросов об организации, в которой, возможно, вам предстоит работать.

 

Если вы не готовы к разговору, извинитесь, сославшись на невозможность продолжить общение, и уточните, когда будет удобно перезвонить.

 

Во время телефонного интервью говорите отчетливо, по существу, избегайте односложных ответов, но и не пускайтесь в пространные рассуждения. Если вакансия предполагает владение иностранным языком, будьте готовы к переходу во время интервью с русского на иностранный. Делайте пометки – они могут вам пригодиться на следующем этапе собеседования.

 

 

Если компания делегировала кадровому агентству решение задачи подбора помощника руководителя, то сначала вам предстоит собеседование с его представителем.

 

На первичном интервью рекрутеру важно установить ваше соответствие или несоответствие требованиям открытой вакансии. Чтобы проверить наличие и уровень профессиональных умений и знаний, он, как правило, сначала знакомится с документами, подтверждающими вашу компетентность, – дипломами, свидетельствами и рекомендациями с прошлого места работы, а затем предлагает выполнить ряд стандартных заданий:

 

· создать или преобразовать документ на компьютере (с целью выяснения уровня владения пакетом офисных программ – Word, Excel и пр.);

 

· проверить правильность оформления передаваемого руководителю на подпись проекта приказа, например о создании комиссии, и в случае необходимости отредактировать его (диагностика знания основ делопроизводства, в частности правил составления и оформления распорядительной документации);

 

· перенести информацию из многостраничного текстового документа в таблицу (подобные задания дают возможность судить о способности кандидата к рутинной, повторяющейся работе без снижения ее качества);

 

· выделить наиболее важные факты в тексте статьи, распечатанной с сайта компании (проверка навыков реферирования – умение выбирать из массива информации наиболее значимые тезисы и фиксировать их в письменном виде);

 

· перевести текст или составить на иностранном языке деловое письмо, например запрос данных для оформления визы руководителю (это позволит определить степень владения иностранным языком).

 

Умение выполнять сразу несколько задач, способность быстро ориентироваться в ситуации, навыки организации деловых поездок и мероприятий, знание основ делового этикета – обычно все это выясняется в ходе работы с различными кейсами. Так, вас могут попросить подробно описать действия, которые вы предпримете в случае, если будете не успевать к необходимому сроку получить визу в каком-то посольстве для срочной командировки руководителя; составить детальный план организации приема VIP-гостей из-за рубежа; разыграть «неприятный разговор» с высокопоставленным чиновником об отмене назначенной встречи; продемонстрировать вежливый отказ соединить руководителя с конфликтным клиентом; предложить несколько решений выхода из ситуации, когда из-за автомобильной пробки руководитель опаздывает на важное совещание с партнерами.

 

Словом, идя на собеседование в кадровое агентство, приготовьтесь к серьезному экзамену на профпригодность. Лучше в день планируйте только одну встречу или позаботьтесь, чтобы у вас было достаточно времени на собеседование и дорогу до места следующей встречи, в противном случае вы будете нервничать и испортите впечатление о себе.

 

 

В отличие от представителя фирмы-провайдера, для руководителя кадровой службы компании, заинтересованной в получении высокопрофессионального персонального ассистента, на первом месте будет стоять вопрос вашего соответствия корпоративным стандартам, стилю руководства и общения.

 

На этом интервью вам стоит подробно расспросить о предстоящих должностных обязанностях, о существующих механизмах мотивации сотрудников (премирование, преференции – возможность пользоваться служебным автомобилем; место парковки, бензин, автосервис для личного автомобиля; дополнительные выходные дни после командировок или во время отсутствия руководителя) и пр.

 

Естественно, на этом этапе собеседования также высока вероятность того, что вас привлекут к участию в небольших ролевых играх, работе с ситуативными примерами – кейсами, различными тестами и заданиями, позволяющими оценить ваши профессиональные и индивидуально-личностные качества. Иногда персональщики прибегают к нетривиальным методам интервьюирования: 

 

Групповое интервью – собеседование, на которое одновременно приглашаются все кандидаты на вакантную должность, и каждому из них предлагается задать другому соискателю вопрос на профессиональную тему. Это делается для выявления не только уровня специальной подготовленности претендентов, но и их умения уверенно держаться в стрессовой ситуации, лидерских качеств, степени конфликтности и т. п. Нередко на подобные мероприятия приглашаются профессиональные психологи. На основании представленного ими анализа руководство выбирает тех кандидатов, которым будет предложено пройти собеседование с генеральным директором компании.

стрессовое собеседование – специально моделируемая обстановка дискомфорта, провоцирующая соискателя на непосредственную, спонтанную реакцию, позволяющая выявить скрытые стороны его личности. В «чистом» виде такое собеседование сегодня используется очень редко, но должность помощника руководителя находится в «зоне риска» – не секрет, что стрессоустойчивость и лояльность относятся к важнейшим качествам персонального ассистента. Единственный рецепт успешного преодоления стрессового собеседования – высокая степень собранности, хладнокровие и рассудительность. Если же вы считаете, что оппонент вышел за рамки дозволенного, вы всегда можете отказаться от продолжения общения. Ведь сегодня на рынке достаточно компаний, более толерантно относящихся к потенциальным сотрудникам, способных обнаружить степень уязвимости человека и манеру его реагирования в сложных эмоционально напряженных ситуациях без применения некорректных высказываний в его адрес.

Кадровики утверждают, что к применению нестандартных приемов и методик их подталкивает необходимость разоблачения «профессиональных» соискателей, легко получающих работу благодаря следованию рекомендациям по прохождению разного уровня собеседований. В последнее время широкое распространение получила «технология воронки», при которой интервьюер от общих вопросов постепенно переходит к более специфическим, уточняющим. Ответы на такие узконаправленные вопросы, работа с деталями и большим количеством примеров весьма наглядно могут продемонстрировать оппоненту вашу квалификацию.

 

Если вы подходите по формальным признакам, некоторые организации могут предложить вам пройти короткую, например недельную, стажировку в компании – без зачисления в штат, но с гарантированной оплатой. Реальная работа помогает обеим сторонам избавиться от многих иллюзий. Правда, действующее законодательство предусматривает прием на работу с испытательным сроком, поэтому подобный способ найма нельзя назвать безукоризненным.

 

 

Это самый ответственный этап, так сказать, «генеральная» примерка. Поиск персонального ассистента, в отличие от других специалистов, директор не может полностью поручить кадровой службе. Так как ему придется очень часто общаться со своим помощником, то для него важно понять, подходит ли ему кандидат психологически, можно ли с ним эффективно взаимодействовать.

 

«Конечно, высокий профессионализм – необходимое условие для претендента на должность личного помощника, ведь у руководителя просто нет времени на обучение, организацию и контроль малоподготовленного сотрудника, – говорит начальник службы управления кадрами и трудовыми отношениями ЗАО ПК "РУСТ" Елена Владимировна Самгинова. – Но все равно требования, касающиеся личностных качеств персонального ассистента, куда более жесткие. Связано это не только с принципиально важным моментом совместимости руководителя и помощника, но и с необходимостью общаться с большим количеством людей, которые по своему статусу гораздо выше, чем сам помощник, участвовать в переговорах и присутствовать на различных мероприятиях. Добавьте к этому ненормированный рабочий день и постоянные стрессы, и станет понятно, что для этой профессии психологические характеристики подчас важнее профессиональных навыков. Проблема же в том, что индивидуальные качества специалиста в условиях собеседования очень сложно протестировать, и даже использование проективных методик не всегда позволяет увидеть „истинное лицо“ кандидата, вот и приходится работодателю „изобретать“ ситуации, способствующие наиболее полному раскрытию соискателя».

 

Поэтому, отправляясь на собеседование, нужно быть готовым к любым неожиданностям – вы вполне можете оказаться приглашенным в ресторан, на планерное совещание, презентацию или промышленную выставку, где вам предложат принять участие в деловом обеде, набросать протокол заседания или выступить в роли переводчика. Впрочем, встреча в офисе тоже может оказаться не без сюрпризов. Вот несколько примеров.

 

1. Начальник кадровой службы проводит кандидата на должность персонального ассистента в кабинет генерального директора, усаживает за стол, на котором лежат контрольные материалы: тестовые задания для оценки уровня знаний делопроизводства, для проверки грамотности письменной речи, умения составить стандартное письмо (например запрос данных для оформления визы руководителю), документ для перевода на иностранном языке и т. п. Руководитель продолжает заниматься бумагами, не обращая внимания на вошедших. Так проходит несколько минут. Никто не забыл о собеседовании, данная ситуация смоделирована специально (задержка времени начала беседы – прием стрессового интервью). В течение всего этого времени работодатель наблюдает за действиями кандидата – один будет с интересом осматривать кабинет потенциального начальника и безропотно ждать, когда на него обратят внимание; другой, чтобы не терять времени, примется за лежащие перед ним задания; третий начнет проявлять агрессию. Так еще до начала собеседования у руководителя складывается определенное впечатление о претенденте. Выяснив модель поведения кандидата, директор просит прощения за задержку и... либо переходит к предметному разговору, либо вежливо прощается с соискателем под благовидным предлогом. 

 

2. Многие современные фирмы оборудованы специальными камерами, позволяющими в режиме онлайн отслеживать происходящее на различных участках офисного здания. Ничего не подозревающего кандидата проводят в приемную и просят немного подождать. Через некоторое время из приемной выходит секретарь, оставляя соискателя в полном одиночестве, а еще через минуту появляется солидный человек и начинает скандалить, требуя немедленно пропустить его к директору. Поведение соискателя, оказавшегося в подобной ситуации без какой-либо поддержки, его умение «принять удар на себя» и уладить конфликт, не теряя самообладания, могут послужить лучшей рекомендацией для работодателя. 

 

3. Руководитель очень дружелюбно принимает кандидата, начинает беседу на отвлеченные темы и вместо ожидаемых тестовых заданий на профпригодность просит его по предложенной схеме сложить из бумаги какую-либо несложную фигуру. Считается, что такое «несерьезное» занятие, как складывание оригами, может многое рассказать о личности испытуемого: о скорости и гибкости его мышления, способности концентрироваться, аккуратности, терпеливости и, наконец, умении включиться в любую «игру», отнестись к происходящему с чувством юмора. 

 

4. Чтобы проверить надежность соискателя, его умение корректно обращаться с конфиденциальной информацией, могут задать вопрос о промахах и ошибках прежнего руководителя. Естественно, в подобной ситуации не стоит распространять слухи или выдавать закрытые сведения, лучше «держать язык за зубами».

 

Если вы подходите компании по всем параметрам, кроме уровня владения иностранным языком, не стесняйтесь на собеседовании заявить о том, что вы готовы совершенствовать свой английский в свободное от работы время. Не исключено, что решение о трудоустройстве будет принято в вашу пользу и вас отправят на языковые курсы за счет фирмы.

 

 

Помните, нет содержания без формы. Претендента всегда оценивают комплексно: как он выглядит, говорит, подает себя. Поэтому не забудьте про элементарные правила прохождения собеседования: пунктуальность, выключенный мобильный телефон, подобающая случаю одежда делового стиля классических цветов, чистая обувь, умеренный макияж, умелое использование аксессуаров и украшений, аккуратный и неброский маникюр, легкие (нейтральные) духи, энергия, уверенность в себе, открытость и, конечно, улыбка.